Det er som udgangspunkt kun nødvendigt at digitalisere, hvis der skal tinglyses en påtegning på dokumentet. Dog gælder det, at underpantrettigheder på et pantebrev skal være registreret inden for fem år.
Som udgangspunkt skal man kunne forevise pantebrevet for at konvertere det.
Det betyder, at man skal sende det originale pantebrev – inklusiv eventuelle påtegnede utinglyste transporter og oplysning om eventuelle underpanthavere – til Tinglysningsretten og bede om at få pantebrevet konverteret. Man skal begrunde anmodningen – for eksempel med, at det sker i forbindelse med en påtegning.
Som autoriseret anmelder (læs om anmelderordning her) med mere end debitorrettigheder kan man også selv foretage konverteringen ved at
- bruge ekspeditionstypen ”Digitaliser Pantebrev” – dette er afgiftsfrit, eller
- konvertere i forbindelse med, at man alligevel anmelder en påtegning på et dokument. Her indsætter man en erklæringstekst. Dette koster kun den afgift påtegningen alligevel udløser.
Undtagelsesvist kan ikke negotiable pantebreve konverteres, uden at man foreviser pantebrevet. Dette gælder for eksempel byrder og skøder lyst pantstiftende.
Tinglysningsretten vil i hvert enkelt tilfælde tage stilling til, om betingelserne for netop dette pantebrev er opfyldt.
I den situation kræves der en erklæring fra kreditor, fra debitor (eventuelt flere debitorer, hvis pantet er tinglyst på flere ejendomme) og fra eventuelt tinglyste implicitte fuldmagtshavere.
Erklæringen skal indeholde:
- bekræftelse på, at pantebrevet begæres konverteret til digitalt pantebrev, og at det ikke er overdraget til anden kreditor
- kreditors identitet - inkl. CPR- eller CVR-nummer
- orientering om, hvorvidt pantet var håndpantsat (og skal være underpantsat) plus CPR- eller CVR-nummer for denne eller disse rettighedshavere.
For vedtægter til en ejerforening, der er lyst pantstiftende for under 45.000 kr. vil det i de fleste tilfælde være tilstrækkeligt, at der foreligger ovennævnte erklæring fra kreditor.
Tinglysningsretten tager konkret stilling, når vi har modtaget anmodningen om konvertering sammen med de relevante erklæringer.
Anmodningen samt de relevante erklæringer skal fremsendes per brev til Tinglysningsretten.